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在煤矿建设中大力推行电子招投标
   发布日期:2017-4-24 17:30:17   

在煤矿建设中大力推行电子招投标

来源:《招标采购管理》2016年第7期

作者:中煤招标有限责任公司,徐国庆

编者按:当前,煤炭行业面临产能过剩、结构调整、降本增效的难题,作者认为,在煤矿建设过程中推广电子招投标,必将对推进煤炭行业“供给侧改革”起到积极的作用。结合自身工作经历,作者介绍了在煤炭行业建立电子招投标系统的具体做法以及取得的成效,并对未来发展提出了四点建议。


电子招标投标是以互联网信息技术为支撑开展招标投标活动,本质上是电子商务在招投标领域的应用,是落实国家“互联网+”发展战略的重要组成。它不仅打破了传统招标模式的地域和时空限制,节约了时间和经济成本,而且在采购管理上带来了较大的变革和提升。煤炭行业正面临产能过剩、结构调整、降本增效的难题,在煤矿建设过程中推广电子招投标,必将对推进煤炭行业“供给侧改革”起到积极的作用。

一、在煤矿建设中推行电子招投标的必要性

目前,国民经济发展进入新常态,能源领域面临新变革,尤其是煤炭行业步入了调整期,电子招投标将对促进煤矿建设降本增效、阳光采购,进而融入“互联网+”煤炭起着重要作用。

1.电子招投标是降本增效的有效手段

随着招投标在煤矿建设发承包和物资采购中的广泛应用,它在减少投资、降低采购成本等方面的作用已逐步被认可。但是,采购程序复杂、文件资料要求严苛、来往奔波费时费力也让招投标的各参与方颇有微词。由于我国煤炭资源主要赋存在山西、陕西、内蒙古和新疆等地,出于对人口聚集地环境保护的考虑,大型矿山往往远离大型城市,交通不便,投标人的经济成本和时间成本较高,参与热情相对较低。电子招投标不仅能够降低交易费用,而且可以有效减少舟车劳顿,提高采购效率,提高投标人参与的积极性,进一步起到降本增效的作用。

2.电子招投标会进一步促进阳光采购

招标投标奉行“公开、公平、公正”的原则,已经成为煤矿建设领域的主要采购方式,但传统招投标存在的围标、串标、弄虚作假、隐形壁垒等现象也困扰着煤矿建设招投标。推行电子招投标将会使采购过程更加公开透明、程序更加严谨合法、资料追溯更方便,能够有效地抑制煤矿建设项目招投标中的违法违规行为。

3.电子招投标是“互联网+”煤炭的重要组成部分

2015年7月,国务院印发的《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》中指出,“互联网+”是把互联网的创新成果与经济社会各领域深度融合,推动技术进步、效率提升和组织变革,提升实体经济创新力和生产力,形成更广泛的以互联网为基础设施和创新要素的经济社会发展新形态。煤炭行业与互联网的结合还处于初级阶段,随着煤矿生产和建设机械化程度的不断提高,以及信息化水平的不断发展,推广电子招投标的条件越来越成熟。煤炭行业在融入“互联网+”的过程中,必不可少的就是采购领域的电子招投标。

二、在煤矿建设中推行电子招投标的主要做法

推行电子招投标离不开电子招投标交易平台。我国少数大型煤炭企业集团在十多年前就开始了电子招标的探索,但完全按照国家《电子招标投标办法》及《电子招标投标系统技术规范》建设的电子招投标平台还较少,主要有神华、中煤、兖矿等。企业在电子招投标平台的建设过程中应注意以下几方面。

1.正确把握电子招投标的特点和内涵

电子招投标是以数字电文形式开展招标投标活动,并没有改变招标投标的本质,然而它又不仅仅是把纸质文件换成电子文件,把线下工作搬到线上,它是借助计算机处理的结构化、规范化、程序化,以及网络信息传输的实时便捷性,对招标采购管理和业务流程加以改进和升级,提升招标投标的整体效益。它能有效地解决传统纸质招投标信息传递慢、易失真、效率低和交易成本高的问题,同时也能让管理者实时掌握招标项目的全过程信息,提高招标管理水平和决策的科学性。

在推行电子招投标时,一些煤炭企业只是简单认为它是线下工作变线上,没有认识到它对采购行为及企业管理所带来的变革及影响,最后导致实施过程中遇到较大阻力而半途而废,或者实施后的效果难如人意。当然,电子招投标也不可能解决传统纸质招投标的所有弊端,尤其是在煤炭行业电子商务刚刚起步阶段,对它抱有过高的期望也是不切实际的,同样会对推进电子招投标造成不利影响。

2.建设合法合规的电子招投标平台

《招标投标法实施条例》、《电子招标投标办法》及所附《电子招标投标系统技术规范》正式颁布,为电子招投标的推行提供了直接的法律依据和技术标准。国家发展改革委等六部委出台《关于进一步规范电子招标投标系统建设运营的通知》,对电子招投标的认识、平台功能定位、建设运营规范性、责任主体、监督缺位和越位等问题进行了规范。《通知》明确指出:交易平台要实现公平竞争、确保合规运营,公共服务平台要加强信息集成、实现资源共享,行政监督平台要体现简政放权、做到高效透明。

在建设电子招投标系统时,煤炭企业应当始终牢记它归根到底还是用来开展招投标活动的一个交易平台或工具,必须严格遵守招投标有关法律法规规定。在系统设计和开发前,有必要对企业当前的一些错误制度和做法进行甄别,及时纠正,以免在系统当中固化之后得以延续甚至放大。

3.紧密结合煤炭企业自身的经营管理

《电子招标投标办法》所阐述的电子招投标交易平台主要是招投标的电子交易部分,即包括公告公示、标书发售、网上投标、网上开标、网上评标、网上定标、网上异议及处理。对煤炭企业而言,完整的电子招投标系统还应当至少包括业务管理系统和运营管理系统两大部分(见下图)。

业务管理系统指的是完成招标项目执行过程所需要的管理功能,包括招标委托管理、招标计划管理、招标文件管理、开标管理、评标管理、异议管理和电子归档等。还应包括开展招投标活动必需的投标人信息库、招标人信息库、专家库、价格库和文件库等。煤矿建设具有周期长、安全要求较高的特点,对于招投标资料保存要求既要资料齐全,也要长期可追溯查询。

运营管理系统则是招投标交易平台的建设方或使用方,对招投标过程进行质量控制和管理决策所需要的功能,包括模板管理、费用管理、审批管理、决策管理、知识管理、各类信息统计和分析管理等模块。

业务管理和运营管理一定要立足于煤炭企业自身,依据现有成熟的管理制度协调企业内部业务单位和职能部门的关系,要充分考虑员工的综合素质和工作习惯。既要通过电子招标系统重塑更加高效、科学的企业内部管理流程,又要将企业面对的实际情况反映到系统设计中,最终提高企业整体的采购管理水平和服务水平。

电子招投标系统应尽可能与煤炭企业已有的各类系统进行对接和数据交换,实现数据的共享、同步,避免成为信息孤岛,造成与业务流程和应用的相互脱节。比如与ERP系统对接,实现主数据、财务数据等的同步。

4.认真做好招投标平台建设前的需求分析

很多人认为需求分析只是软件开发过程的一个简单步骤,但越来越多的实践证明它其实是招投标平台建设过程当中最关键的一环,它具有决策性、方向性的作用。只有通过科学合理的需求分析,才能把软件功能和性能的总体概念描述为具体的软件需求规格说明书,从而奠定软件开发的基础。

许多软件系统的失败都能追溯到需求分析的失败,需求分析不到位或不彻底,通常会导致设计、编码和测试无法顺利进行,有时甚至是在系统上线之后才发现大的错误,不得不推倒重来。因此,在需求分析阶段要留有人员和时间余量,双方应加强沟通和协调,反复论证。成功的信息化项目离不开既懂业务需求,又懂IT实现的人,因此,需求分析阶段必须有精通煤炭企业管理、招标业务的人员全程参加,同时运营管理人员、信息化技术人员、财务人员也都应参与需求的分析和论证。

5.周密安排电子招投标平台的开发实施

只有系统开发、测试、培训和实施阶段考虑周全,有较为详细的人员安排和各阶段实施计划,才能保证后期组织、沟通交流的顺利进行。计划编制过程中,在人员配置、关键工作流程上给予更多的资源。计划执行过程中遇到偏差,要尽早识别、分析、沟通,采取合理措施进行应对,以保证项目的顺利进行。

软件开发过程中应有熟悉煤矿建设和生产运营,以及招标业务的人员全程参与,以更加专业的角度整理出更容易相互理解的需求文档,保证最终交付的产品是达到招标业务要求的。

在系统测试阶段,要对软件进行功能、性能、可靠性、安全性等方面的测试,发现存在的问题,让开发人员能及时修正错误,以保证系统功能、安全性、可靠性及并发数量、处理时间等性能指标能满足实际业务需求。招标业务人员、公司运营管理人员、信息化人员、财务人员都应参与到测试工作,分角色、分流程地进行测试,较大范围地覆盖系统各功能点,以降低系统上线后的运营风险。为了给系统的缺陷修改和上线准备流出充足的时间,全面且高水平的测试结束到开始上线试运行应不短于三个月。

用户培训是系统上线的一项重要工作,也是系统运营阶段需长期开展的工作。培训工作包括对运营机构人员、招标人、招标代理机构、投标人、评标专家、监察部门等各相关用户的培训。目的是让各方用户能够熟练地使用系统,并让相关运营人员基本掌握系统管理及维护技能,形成可自行维护的体系。

三、电子招投标在煤矿建设中取得的效果

电子招投标以信息和网络技术为基础,打破时间和空间的限制,将招投标工作的原始工作形态向网络化作业完全移植,与传统招标方式相比,提高了效率、降低了交易成本和规范了招标采购管理。

一是大幅度提高了招标效率。招标业务全过程的电子化、网络化、流程化,实现了从项目立项、招标、投标、开标、评标等的在线操作。发售标书可让投标人实行自助服务,开标环节也可缩短至几分钟,尤其是集中采购的开标时间会大幅度缩短。招标文件制作、评标、归档、信息资料查询等环节所需的时间也大大缩短。招标业务人员不论是在单位,还是在出差过程中,随时登录网络即可办理业务。管理人员可随时通过电脑或其他移动终端在线查看,管理项目,了解项目进展,统筹安排工作。投标人也省时省力,同时可以参与多个招标项目。对于煤矿建设用地偏远的情况,招标效率的提高更为明显。

二是有效地降低了采购成本。电子招投标利用网络的特性和信息技术的高效,可以帮助招投标双方节省大量的成本,比如投标人可远程登录上传规定格式的投标文件,在线参加投标活动,通过国家认证的CA证书加解密保护,不需要到现场投标,大幅度降低了投标成本。评标专家可在一定监控条件下,登录电子评标终端,使用CA证书,阅读电子版投标文件,在线完成打分等评标工作。招标人或招标代理机构可以节省开标和评标场地租赁费用、人员差旅费等。一般而言,每次招投标至少降低20%的交易成本。

三是更好地促进了阳光采购。网络流程的规范和透明使项目过程最大限度地减少了人为干预,充分保障业务的规范性和严谨性。与传统纸质招标的现场监督、查阅纸质文件等方式相比,电子招投标实现了行为和信息的全痕迹网络化管理。业主、纪检监察部门和相关的政府监督部门可以借助网络,实现全面、实时和透明的监督。电子招投标还可以突破煤矿建设的地方保护,使信息更加公开,拓宽招标人选择供应商的范围,通过更加充分的竞争来促进采购的公平。

四是全面提升了管理水平。借助电子招投标在流程固化和权限管理方面的技术管控优势,可以最大限度地避免业务人员因政策掌握不准而造成的业务执行偏差。通过专门开发的文件编制客户端以及各种文件模板,可以在线辅助生成招标文件、投标文件,还可以辅助生成评标报告、通知书等文件,减少工作量和出错率。例如,国内某大型煤炭企业编制了煤矿、坑口电厂、矿区铁路线等建设项目的主要生产设备技术规范模板,为更加顺利地开展电子招投标奠定了很好的基础。电子招投标系统可以提高信息共享和数据分析功能,及时掌握从不同维度进行的统计分析,做出更加合理的决策,为采购管理和支出分析打下良好的数据基础。电子招投标系统可以完全覆盖工程、货物、服务三种标的类型,支持包括公开招标、邀请招标、比选、单一来源、询价、竞争性谈判等常见的采购方式,也包括框架协议、超市化采购等在内的多种合同执行方式,为各煤矿建设单位提供全流程招标采购平台,提升了招标采购管理水平。

四、煤炭行业电子招投标未来的发展

虽然电子招投标有着非常明显的优点,但由于受社会整体电子商务发展水平的影响,以及煤炭行业自身发展的限制,未来煤炭领域推行电子招投标还需在以下方面加以深化。

一是推广煤炭行业的大型电子招标采购平台。电子招投标平台实现对各种采购方式、项目类型的涵盖,实现线上开评标。煤炭企业单独建设招投标交易平台,不仅存在重复投资、受众面窄、建设周期较长等问题,而且价格库、专家库和投标人库资源无法共享,所以可以充分利用行业内已建成的、相对成熟的、影响面较广的电子招投标交易平台,最大限程度地实施电子化采购。

二是尽可能与煤炭企业内、外部信息系统对接,实现数据互联互通。电子招投标系统不仅应与煤炭企业内部采购计划、合同、供货、仓储等供应链的上下游系统进行对接,而且应与企业内部ERP 财务模块有效对接,协助生成财务单据、凭证等。另外,可以通过国家招标投标公共服务平台实现与工商、税务、质检、信用、公共资源交易、地方有形建筑市场等平台对接,实现信息互联互通。

三是推广投标人注册和CA证书的互联互通。目前,各交易平台都要求投标人注册,并要求提供营业执照等证书,有时还需要到现场验证。投标人在参加不同交易平台的招投标时往往要分别注册,未来应该通过国家招投标公共服务平台等渠道,实现一次注册多次使用的效果。同样,各交易平台往往采用不同CA公司提供的数字证书,投标人为了参与不同交易平台的电子招投标,必须购买不同的CA,在重复收费的同时,给投标人带来了诸多不便。未来通过各参与方协商搭建多CA联机认证,统一加密解密、签名等算法调用规范,争取实现“一把CA行天下”的目标。

四是加强培训提升行业电子交易水平。煤炭行业施工单位和供货商的电子商务发展水平还较低。一些小型施工单位和供货商在这方面的投入较少,缺乏编制电子投标文件的技术力量和人员,对于CA办理和使用不熟悉。很多建设单位、评标专家和监督单位,没有养成网上开评标的观念和习惯,有些甚至还不知道什么是电子招投标。这种状况不仅寄希望于外部电子商务环境的整体发展,也需要加大对招标人、投标人、评标专家的培训,不断地提高电子招投标系统使用人员的水平。

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